חשבונית ישראל: מה זה מספר הקצאה ומתי צריך אותו

המאמר מיועד לעוסקים מורשים ולחברות, גם כמוציאי חשבוניות וגם כקונים. תמצאו כאן מהו מספר הקצאה, מאיזה סכום צריך אותו, איך מקבלים אותו ומה קורה כשהוא חסר.

מה זה מודל חשבוניות ישראל

חשבוניות ישראל הוא מודל של רשות המסים שנועד לצמצם שימוש בחשבוניות פיקטיביות. לפי המודל, לפני שמוציאים חשבונית מס מעל סכום מסוים, מבקשים מרשות המסים מספר הקצאה: מספר בן 9 ספרות שמזהה את החשבונית במערכת של הרשות.

המספר חשוב בעיקר לקונה. לפי סעיף 38(א1) לחוק מע״מ, עוסק לא יכול לנכות מס תשומות (המע״מ ששילם לספק) מחשבונית מעל הסף שאין בה מספר הקצאה.

המודל חל מ־5.5.2024, אחרי אורכה בגלל המלחמה, והוא הסדר קבוע ולא הוראת שעה.

מאיזה סכום צריך מספר הקצאה

הסף ירד בהדרגה. הטבלה מציגה את סכום החשבונית לפני מע״מ שמעליו נדרש מספר, לפי הוראות רשות המסים.

תקופה	סכום החשבונית לפני מע״מ
2024 (מ־5.5.2024)	מעל ₪25,000
2025	מעל ₪20,000
1.1.2026 עד 31.5.2026	מעל ₪10,000
מ־1.6.2026	מעל ₪5,000

נכון לשנת 2026, הסף הוא ₪5,000 לפני מע״מ, וזה גם הסכום שכתוב היום בסעיף 38(א1) לחוק. המתווה המקורי תכנן להגיע ל־₪5,000 רק בשנת 2028, אבל הרשות הקדימה אותו.

מתי חייבים לבקש מספר

לפי הוראת הביצוע של רשות המסים, הספק חייב לבקש מספר הקצאה כשמתקיימים כל התנאים האלה:

• סכום חשבונית המס לפני מע״מ עולה על הסף.
• החשבונית כוללת מע״מ. חשבונית שכולה עסקאות פטורות או עסקאות בשיעור אפס לא מקבלת מספר.
• הלקוח הוא עוסק מורשה.
• הלקוח דרש מספר הקצאה.

בפועל, כמעט כל לקוח עסקי ידרוש מספר, כי בלעדיו הוא מאבד את המע״מ. עוסק רשאי לבקש מספר גם לחשבונית בכל סכום, גם מתחת לסף.

איך מקבלים מספר הקצאה

שלב ראשון: רישום לשירותים הדיגיטליים

הספק נרשם פעם אחת לשירותים הדיגיטליים של רשות המסים דרך האזור האישי, כעוסק יחיד או כתאגיד. חברה חייבת להסמיך אנשים מטעמה להגיש בקשות. עוסק יחיד רשאי לעשות זאת. הרשאה כזו תקפה עד שנה, או עד שמבטלים אותה.

שלב שני: הבקשה עצמה

יש שתי דרכים:

1. דרך תוכנת הנהלת החשבונות או הפקת החשבוניות. התוכנה פונה לרשות המסים באופן אוטומטי, מקבלת את המספר ומדפיסה אותו על החשבונית. זו הדרך הנוחה לרוב העסקים.
2. דרך היישום המקוון של רשות המסים. מתאים למי שעובד עם פנקס חשבוניות ידני, וזמין גם בטלפון. מזינים את מספר המסמך, מספר העוסק או ח״פ של הלקוח, הסכום לפני מע״מ, סכום המע״מ והתאריך, ורושמים את המספר שמתקבל על החשבונית. מותר לרשום אותו גם בכתב יד.

עסקאות על בסיס מזומן

בעסקה שהמע״מ עליה מדווח בקבלת התשלום, אפשר לבקש אישור הקצאה על חשבון עסקה או פרופורמה, עוד לפני שהוצאה חשבונית המס. זה אישור עקרוני בלבד. אי אפשר לקזז מע״מ על סמך אישור הקצאה, ובהמשך עדיין צריך מספר הקצאה לחשבונית המס עצמה.

מה קורה כשרשות המסים מסרבת

החל משנת 2025, אם יש לרשות יסוד סביר לחשש שהחשבונית תוצא שלא כדין, היא רשאית לא לתת מספר. הספק מקבל הודעה מקוונת עם הסיבה ומועד לשימוע, שייקבע בתוך שני ימי עסקים. בינתיים הוא יכול לבחור:

• לבטל את הבקשה.
• להוציא את החשבונית בלי מספר. במקרה כזה הקונה לא יוכל לנכות את המע״מ.
• להעביר את חבות המס לקונה (היפוך חיוב), אם הקונה עוסק מורשה. הספק מוציא חשבונית בשיעור אפס, והקונה מוציא חשבונית עצמית ומדווח את המע״מ בעצמו.
• לפנות לחדר הבקרה של הרשות עם מסמכים שמסבירים את העסקה.

אחרי השימוע הרשות צריכה להחליט בתוך יום עסקים אחד. אם לא החליטה, רואים את הבקשה כאילו התקבלה. על החלטה שלילית אפשר להגיש השגה בתוך 30 יום, והרשות מחליטה בה בתוך 21 ימי עסקים. על ההחלטה בהשגה אפשר לערער לבית המשפט המחוזי.

מה המשמעות לקונה

לקונה יש שלוש השלכות מעשיות:

1. מע״מ. בלי מספר הקצאה אין ניכוי של מס התשומות מחשבונית מעל הסף.
2. מס הכנסה. מ־1.8.2025, גם ההוצאה עצמה לא מותרת בניכוי לצורכי מס הכנסה אם העסקה חייבה מספר הקצאה והחשבונית בלעדיו (סעיף 32(18) לפקודת מס הכנסה).
3. מועדים. הספק יכול לבקש מספר גם אחרי שהוציא את החשבונית. אבל זה לא משנה את המועד לניכוי: מס תשומות מנכים בתוך שישה חודשים מתאריך החשבונית. על מה עושים כשהמועד עבר, כתבנו במאמר על דרישת תשומות מאוחרת.

הקונה יכול לבדוק כל מספר בשירות האימות באזור האישי של רשות המסים, ולראות שהסכום, הספק והלקוח תואמים את מה שהספק דיווח. הבדיקה מראה מה הספק מסר לרשות, ולא מאשרת שהעסקה עצמה אמיתית.

חריגים שכדאי להכיר

• תקלה במערכות רשות המסים. לפי סעיף 40ב לחוק, המנהל רשאי לאשר ניכוי מחשבונית בלי מספר אם לא ניתן היה לקבל מספר בגלל תקלה טכנולוגית אצל הרשות.
• עסק בהקמה. מס תשומות לפני הרישום כעוסק מותר בניכוי בתנאים של סעיף 40א, אבל גם שם חשבונית מעל הסף צריכה מספר הקצאה.
• מקרקעין. במכירת מקרקעין בידי עוסק פטור או בעסקת אקראי, ניכוי המס ששולם ברכישה מותנה גם הוא במספר הקצאה (סעיף 43א).

טיפים מעשיים

• ודאו שתוכנת הפקת החשבוניות שלכם מחוברת לרשות המסים ומבקשת מספרים אוטומטית.
• כספק, בקשו את המספר לפני שאתם שולחים את החשבונית, ולא אחרי שהלקוח מתקשר.
• כקונה, אל תשלמו חשבונית מעל ₪5,000 לפני מע״מ בלי לבדוק שיש בה מספר הקצאה תקין.
• עוסקים שחייבים בדיווח מפורט למע״מ מציינים בדוח גם את מספר ההקצאה של כל חשבונית, ולכן חשבונית בלי מספר בולטת מיד.
• זכרו שבנוסף לחשבונית ישראל, חוק המזומן מגביל תשלום במזומן בעסקאות בין עוסקים.

אנחנו בודקים עם הלקוחות שלנו את תהליך הפקת החשבוניות ואת ספרי הקניות, כדי שמע״מ לא יאבד בגלל מספר חסר.